ความหมายของสำนักงานและลักษณะของการจัดการสำนักงาน
ความหมายของ " สำนักงาน " ตามพจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 ได้ให้ความหมายไว้ว่า " สำนักงาน หมายถึง สถานที่ทำการของรัฐวิสาหกิจหรือบริษัทห้างร้าน เป็นต้น เช่น สำนักงานสลากกินแบ่งรัฐบาล สำนักงานใหญ่ธนาคารออมสิน สำนักงานทนายความ "
คำว่า " สำนักงาน " ตรงกับภาษาอังกฤษ คือ " office " หมายถึง สถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานของพนักงานในหน่วยงาน ทั้งที่เป็นหน่วยงานของภาครัฐและภาคเอกชน มีการปฏิบัติงานอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพ
คำว่า " งานสำนักงาน " เป็นคำที่มีความเกี่ยวข้องกับสำนักงาน เพราะพนักงานในหน่วยงานจะต้องมีหน้าที่ในการปฏิบัติงานต่างๆ " งานสำนักงาน " จึงหมายถึง การปฎิบัติงานต่างๆ ภายในสำนักงาน ซึ่งมักเป้นงานที่เกี่ยวกับเอกสาร การวางแผนงาน และการจัดการ เพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุม การประมวลเหตุการณ์ และการดำเนินงานด้วยประสิทธิภาพ
คำว่า " การจัดการสำนักงาน " ตรงกับภาษาอังกฤษคือ " Office Management " หมายถึง การดำเนินการเพื่อวางแผน การจัดการ การควบคุมในการปฏิบัติงานต่างๆ ของบุคลากรในสำนักงานโดยหัวหน้าหรือผู้บริหาร
ความสำคัญของสำนักงานและงานสำนักงาน
ความสำคัญของสำนักงาน
1. เป็นสถานที่ในการดำเนินการในด้านต่างๆ
2. เป็นศูนย์กลางรับส่งข้อมูลข่าวสาร
3. เป็นศูนย์กลางความจำ
4. เป็นสถานที่รวบรวมข้อมูลและข่าวสาร
5. เป็นสถานที่เพื่อใช้ในการทำงานและสนับสนุนสายงานหลัก
6. เป็นสถานที่อำนวยการสำหรับผู้บริหาร
ประเภทของงานสำนักงาน
งานสำนักงานประกอบด้วยการทำงานหลายๆอย่างโดยสามารถแบ่งประเภทของงานสำนักงานได้ดังนี้
1. งานระเบียน Recording หรือ งานด้านเอกสารซึ่งเกี่ยวข้องกับการผลิตเอกสารซึ่งเอกสารต่างๆ เป็นหลักฐานในการทำงาน การปฏิบัติงาน และยังเป็นบันทึกหรือรายงานที่จัดทำขึ้น
2. งานคำนวณ Calculating หรืองานบัญชีที่เกี่ยวข้องกับงานด้านค่าใช้จ่าย งานด้านคุณภาพและปริมาณ ได้แก่ งานทางด้านสถิติ การวิเคราะห์ตัวเลขต่างๆ การเปรียบเทียบ ข้อมูลต่างๆ เป็นต้น
3. การจัดการเอกสาร Document Managing งานสำนักงานมักจะมีเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องเป้นจำนวนมาก จึงต้องมีการจัดแบ่งประเภทของเอกสารให้เหมาะสม และจัดเก็บเอกสารไว้ เพื่อว่าในโอกาสต่อไปจะสามารถออกมาใช้งานได้อย่างสะดวกและไม่เสียเวลาในการค้นหา
4. งานให้บริการและงานติดต่อสื่อสาร Service and Communication ถือได้ว่าเป็นวัตถุประสงค์หลักขององค์การ งานติดต่อสื่อสารเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นคิดเห็นต่างๆ ระหว่างบุคคลในสำนักงานหรือองค์การต่างๆเพื่อให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินการประสานงาน ซึ่งงานติดต่อสื่อสารนี้ยังแบ่งออกเป็น 2 ชนิดด้วยกัน คือ
4.1 งานติดต่อสื่อสารภายใน
4.2 งานติดต่อสื่อสารภายนอก
5. งานพัสดุ Office Supplies หมายถึง งานจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานสำหรับการปฏิบัติงานสำนักงาน
6. งานอาคารสถานที่ Building and Location หมายถึง งานด้านการจัดผังสำนักงาน การออกแบบ การตกแต่ง การจัดสภาวะแวดล้อมในการทำงาน เป็นต้น
7. งานจัดทำแผนและวิธีปฏิบัติงาน Plan and Operating Procedure หมายถึง การวางแผนสำหรับการปฏิบัติงานต่างๆในองคืการ
องค์ประกอบของสำนักงาน
1.อาคารสถานที่
2. เครื่องใช้สำนักงานและวัสดุอุปกรณ์อื่นๆ
3. ผู้ปฏิบัติงาน
