การบริหารจัดการสำนักงาน
บทที่ 5
ลักษณะของการวางแผนงานในสำนักงาน
1 มีความยืดหยุ่น
2 มีความถูกต้อง
3 มีความชัดเจน
4 มีความสอดคล้อง
5 มีลำดับการทำงาน
ประเภทของการวางแผน
1. ประเภทของการวางแผนจำแนกตามระดับการของบริหารงาน
2. การจำแนกประเภทของการวางแผนตามระยะเวลา
3. ประเภทของการวางแผนจำแนกตามหน้าที่ของหน่วยงานธุรกิจ
ขั้นตอนการวางแผนงานสำนักงาน
1 ขั้นเตรียมการ
2 ขั้นวางแผน
3 ขั้นปฏิบัติตามแผน
4 ขั้นประเมินผล
5 ขั้นปรับปรุงการจัดการองค์กร
การจัดการองค์กร หมายถึงเป็นการจัดระเบียบและวิธีการในการปฏิบัติงานของกิจกรรมต่างๆภายในองค์การโดยขึ้นอยู่กับลักษณะของงานอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบแต่ของแต่ละงานซึ่งอาจจัดทำเป็นรูปแบบของแผนภูมิโครงสร้างขององค์กรเพื่อให้ทราบถึงขอบเขตอำนาจหน้าที่ได้ให้ขึ้น
การอำนวยการ หมายถึงกิจกรรมต่างๆอันเป็นหน้าที่ของผู้บริหารเพื่อให้การสนับสนุนการปฏิบัติงานของบุคลากรในบังคับบัญชาให้สามารถปฏิบัติงานได้สำเร็จตามวัตถุประสงค์
การมอบหมายงาน
การมอบหมายงานหมายถึงการที่ผู้บังคับบัญชาได้มอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับผิดชอบและปฏิบัติซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาจะต้องปฏิบัติตามคำสั่งให้สำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายที่ผู้บังคับบัญชาได้กำหนดไว้
ประโยชน์ในการมอบหมายงาน
ช่วยทำให้งานสำเร็จเร็วมากขึ้น
สร้างแรงจูงใจให้กับผู้รับมอบหมายงาน
ช่วยลดแรงกดดัน
ได้รับการชื่นชมว่าเป็นบุคคลที่พยายามพัฒนาศักยภาพของบุคลากร
ช่วยสร้างโอกาสความก้าวหน้าให้ตนเองและผู้อื่น
หลักเกณฑ์ในการมอบหมายงาน
พิจารณาอาหารที่จะมอบหมาย
พิจารณาความรู้ความสามารถทักษะและประสบการณ์
พิจารณาทีมงานสำหรับงานที่จะต้องทำเป็นทีม
พิจารณาทรัพยากรและจัดการทรัพยากร
ให้ความสำคัญกับงานที่มอบหมาย
ให้ความไว้วางใจในการทำงานและเปิดโอกาสในการตัดสินใจ
เปิดโอกาสในการแก้ไขงาน
ประเมินผลการปฏิบัติงาน
การประสานงาน
การประสานงานหมายถึงการติดต่อระหว่างกันในการปฏิบัติงานเพื่อการทำงานร่วมกันโดยได้รับความร่วมมือร่วมใจกันในการทำงานตามหน้าที่ซึ่งมีความสอดคล้องและสัมพันธ์กันเปื้อนในการทํางานเป็นไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์
หลักการประสานงานการประสานงานให้มีประสิทธิภาพจะต้องคำนึงถึงหลักการประสานงานที่ถูกต้องประกอบด้วยหลัก การต่างๆดังนี้
จัดระบบการติดต่อสื่อสารที่ดี
จัดระบบความร่วมมือที่ดี
จัดระบบการประสานงานที่ดี
จัดให้มีการประสานงานนโยบายและวัตถุประสงค์ขององค์กรให้สอดคล้องกัน
จัดให้มีการประสานงานในรูปกระบวนการบริหารที่ครบวงจร
การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับเทคนิคการบริหาร
จัดการประสานงานทุกระดับชั้น
การจูงใจ
เป็นวิธีการที่มีความสำคัญต่อการดำเนินกิจกรรมหลายๆด้านเพื่อให้บุคคลอันเป็นเป้าหมายยอมรับและปฏิบัติตามความต้องการด้วยความเต็มใจได้แก่การจูงใจลูกค้าของพนักงานขายการจูงใจบุคลากรการจูงใจผู้ร่วมงานเป็นต้น สำหรับภาวะผู้นำการจูงใจมีความสำคัญหลายประการดังนี
ทำให้การมอบอำนาจหน้าที่ของผู้นำเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใต้บังคับบัญชา
ช่วยเสริมสร้างกำลังใจในการปฏิบัติงาน
ช่วยบุคลากรมีความจงรักภักดีต่อองค์กร
ทำให้เกิดความสามัคคี
เพื่อช่วยในการควบคุม
ทำให้เกิดความเจริญก้าวหน้าในการทำงาน
เทคนิคการจูงใจ
เปิดโอกาสในการแสดงความคิดเห็นและแสดงความสามารถอย่างเต็มที่
สร้างสัมพันธภาพที่ดี
การชมเชย
ให้การสนับสนุน
ให้โอกาสในความก้าวหน้า
การให้รางวัล
การให้ความช่วยเหลือ
การสร้างบรรยากาศในการทำงาน
การตัดสินใจ
การตัดสินใจหมายถึงการพิจารณาทางเลือกสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งจากหลายๆทางเลือกเพื่อให้ได้ทางเลือกที่ดีที่สุด หรือเหมาะสมที่สุดสำหรับนำไปใช้ในการดำเนินกิจการเพื่อบรรลุตามวัตถุประสงค์โดยใช้เครื่องมือและกระบวนการต่างๆในการวิเคราะห์ทางเลือก
กระบวนการตัดสินใจเป็นขั้นตอนที่นำมาใช้ในการตัดสินใจซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารมีการตัดสินใจอย่างระเบียบทำให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพโดยการกระบวนโดยกระบวนการตัดสินใจประกอบด้วย
การกำหนดประเด็นปัญหา
การสร้างทางเลือก
การประเมินทางเลือก
การตัดสินใจและการนำไปใช้
การประเมินผล
การควบคุมสำนักงาน
การติดตามการปฏิบัติงานเพื่อตรวจสอบว่าเป็นไปตามแผนงานที่วางไว้หรือไม่
วัตถุประสงค์ของการควบคุมการสำนักงาน
1 เพื่อให้ทราบถึงวิธีการปฏิบัติงานอย่างเป็นไปตามแผนงานอย่างถูกต้อง
2 เพื่อให้ผลการปฏิบัติงานมีมาตรฐานช่วยป้องกันความเสียหาย
3 เพื่อช่วยในวัดผลการปฏิบัติงานเพื่อทำให้ทราบว่าบุคลากรปฏิบัติงานอย่างถูกต้องหรือไม่
4 ช่วยจูงใจพนักงานให้มีความกระตือรือร้นในการปฏิบัติงาน
5 เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติงานให้จะให้ใช้ทรัพย์สินขององค์กรอย่างถูกต้อง
การวัดผลงาน
การวัดผลงาน หมายถึงวิธีการในการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานของบุคลากรเพื่อนำมาเปรียบเทียบกับมาตรฐานในการปฏิบัติงานซึ่งจะทำให้ทราบว่าบุคลากรสามารถปฏิบัติได้ตรงกับมาตรฐานหรือไม่
ลักษณะของการวางแผนงานในสำนักงาน
1 มีความยืดหยุ่น
2 มีความถูกต้อง
3 มีความชัดเจน
4 มีความสอดคล้อง
5 มีลำดับการทำงาน
ประเภทของการวางแผน
1. ประเภทของการวางแผนจำแนกตามระดับการของบริหารงาน
2. การจำแนกประเภทของการวางแผนตามระยะเวลา
3. ประเภทของการวางแผนจำแนกตามหน้าที่ของหน่วยงานธุรกิจ
ขั้นตอนการวางแผนงานสำนักงาน
1 ขั้นเตรียมการ
2 ขั้นวางแผน
3 ขั้นปฏิบัติตามแผน
4 ขั้นประเมินผล
5 ขั้นปรับปรุงการจัดการองค์กร
การจัดการองค์กร หมายถึงเป็นการจัดระเบียบและวิธีการในการปฏิบัติงานของกิจกรรมต่างๆภายในองค์การโดยขึ้นอยู่กับลักษณะของงานอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบแต่ของแต่ละงานซึ่งอาจจัดทำเป็นรูปแบบของแผนภูมิโครงสร้างขององค์กรเพื่อให้ทราบถึงขอบเขตอำนาจหน้าที่ได้ให้ขึ้น
การอำนวยการ หมายถึงกิจกรรมต่างๆอันเป็นหน้าที่ของผู้บริหารเพื่อให้การสนับสนุนการปฏิบัติงานของบุคลากรในบังคับบัญชาให้สามารถปฏิบัติงานได้สำเร็จตามวัตถุประสงค์
การมอบหมายงาน
การมอบหมายงานหมายถึงการที่ผู้บังคับบัญชาได้มอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับผิดชอบและปฏิบัติซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาจะต้องปฏิบัติตามคำสั่งให้สำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายที่ผู้บังคับบัญชาได้กำหนดไว้
ประโยชน์ในการมอบหมายงาน
ช่วยทำให้งานสำเร็จเร็วมากขึ้น
สร้างแรงจูงใจให้กับผู้รับมอบหมายงาน
ช่วยลดแรงกดดัน
ได้รับการชื่นชมว่าเป็นบุคคลที่พยายามพัฒนาศักยภาพของบุคลากร
ช่วยสร้างโอกาสความก้าวหน้าให้ตนเองและผู้อื่น
หลักเกณฑ์ในการมอบหมายงาน
พิจารณาอาหารที่จะมอบหมาย
พิจารณาความรู้ความสามารถทักษะและประสบการณ์
พิจารณาทีมงานสำหรับงานที่จะต้องทำเป็นทีม
พิจารณาทรัพยากรและจัดการทรัพยากร
ให้ความสำคัญกับงานที่มอบหมาย
ให้ความไว้วางใจในการทำงานและเปิดโอกาสในการตัดสินใจ
เปิดโอกาสในการแก้ไขงาน
ประเมินผลการปฏิบัติงาน
การประสานงาน
การประสานงานหมายถึงการติดต่อระหว่างกันในการปฏิบัติงานเพื่อการทำงานร่วมกันโดยได้รับความร่วมมือร่วมใจกันในการทำงานตามหน้าที่ซึ่งมีความสอดคล้องและสัมพันธ์กันเปื้อนในการทํางานเป็นไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์
หลักการประสานงานการประสานงานให้มีประสิทธิภาพจะต้องคำนึงถึงหลักการประสานงานที่ถูกต้องประกอบด้วยหลัก การต่างๆดังนี้
จัดระบบการติดต่อสื่อสารที่ดี
จัดระบบความร่วมมือที่ดี
จัดระบบการประสานงานที่ดี
จัดให้มีการประสานงานนโยบายและวัตถุประสงค์ขององค์กรให้สอดคล้องกัน
จัดให้มีการประสานงานในรูปกระบวนการบริหารที่ครบวงจร
การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับเทคนิคการบริหาร
จัดการประสานงานทุกระดับชั้น
การจูงใจ
เป็นวิธีการที่มีความสำคัญต่อการดำเนินกิจกรรมหลายๆด้านเพื่อให้บุคคลอันเป็นเป้าหมายยอมรับและปฏิบัติตามความต้องการด้วยความเต็มใจได้แก่การจูงใจลูกค้าของพนักงานขายการจูงใจบุคลากรการจูงใจผู้ร่วมงานเป็นต้น สำหรับภาวะผู้นำการจูงใจมีความสำคัญหลายประการดังนี
ทำให้การมอบอำนาจหน้าที่ของผู้นำเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใต้บังคับบัญชา
ช่วยเสริมสร้างกำลังใจในการปฏิบัติงาน
ช่วยบุคลากรมีความจงรักภักดีต่อองค์กร
ทำให้เกิดความสามัคคี
เพื่อช่วยในการควบคุม
ทำให้เกิดความเจริญก้าวหน้าในการทำงาน
เทคนิคการจูงใจ
เปิดโอกาสในการแสดงความคิดเห็นและแสดงความสามารถอย่างเต็มที่
สร้างสัมพันธภาพที่ดี
การชมเชย
ให้การสนับสนุน
ให้โอกาสในความก้าวหน้า
การให้รางวัล
การให้ความช่วยเหลือ
การสร้างบรรยากาศในการทำงาน
การตัดสินใจ
การตัดสินใจหมายถึงการพิจารณาทางเลือกสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งจากหลายๆทางเลือกเพื่อให้ได้ทางเลือกที่ดีที่สุด หรือเหมาะสมที่สุดสำหรับนำไปใช้ในการดำเนินกิจการเพื่อบรรลุตามวัตถุประสงค์โดยใช้เครื่องมือและกระบวนการต่างๆในการวิเคราะห์ทางเลือก
กระบวนการตัดสินใจเป็นขั้นตอนที่นำมาใช้ในการตัดสินใจซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารมีการตัดสินใจอย่างระเบียบทำให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพโดยการกระบวนโดยกระบวนการตัดสินใจประกอบด้วย
การกำหนดประเด็นปัญหา
การสร้างทางเลือก
การประเมินทางเลือก
การตัดสินใจและการนำไปใช้
การประเมินผล
การควบคุมสำนักงาน
การติดตามการปฏิบัติงานเพื่อตรวจสอบว่าเป็นไปตามแผนงานที่วางไว้หรือไม่
วัตถุประสงค์ของการควบคุมการสำนักงาน
1 เพื่อให้ทราบถึงวิธีการปฏิบัติงานอย่างเป็นไปตามแผนงานอย่างถูกต้อง
2 เพื่อให้ผลการปฏิบัติงานมีมาตรฐานช่วยป้องกันความเสียหาย
3 เพื่อช่วยในวัดผลการปฏิบัติงานเพื่อทำให้ทราบว่าบุคลากรปฏิบัติงานอย่างถูกต้องหรือไม่
4 ช่วยจูงใจพนักงานให้มีความกระตือรือร้นในการปฏิบัติงาน
5 เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติงานให้จะให้ใช้ทรัพย์สินขององค์กรอย่างถูกต้อง
การวัดผลงาน
การวัดผลงาน หมายถึงวิธีการในการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานของบุคลากรเพื่อนำมาเปรียบเทียบกับมาตรฐานในการปฏิบัติงานซึ่งจะทำให้ทราบว่าบุคลากรสามารถปฏิบัติได้ตรงกับมาตรฐานหรือไม่
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น