บทที่ 3
ปัญหาในการปฏิบัติงานสำนักงาน
ปัญหาในการปฏิบัติงาน สำนักงาน อันมีสาเหตุมาจากระบบสำนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพก่อให้เกิดปัญหาที่บุคลากรสํานักงานไม่สามารถแก้ไขได้เอง แก้ไขได้เองก็เป็นปัญหาซ้ำซ้อนที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าจนทำให้การปฏิบัติงานเกิดความล่าช้าและเกิดความล้มเหลว สำหรับปัญหาในการปฏิบัติงานได้แก่
1. เกิดความซ้ำซ้อนกันในการทำงาน ทำให้มีบุคลากรมากกว่า 1 คนทำงานเดียวกัน ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนและอาจเกิดความขัดแย้งกันในการปฏิบัติงาน ปัญหานี้มีสาเหตุมาจากการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบให้แก่บุคลากรไม่ชัดเจน และซ้ำซ้อน
2. การปฏิบัติการล่าช้าเนื่องจากมีระบบขั้นตอนในการปฏิบัติงานที่ยุ่งยากและมากเกินไปจนทำให้ต้องเสียเวลาขั้นตอนบางอย่างอาจเกิดความจำเป็นและสูญเปล่า
3. การแบ่งงานที่ไม่เท่าเทียมกันทำให้มีบุคลากรที่มีงานมากเกินไปจนไม่สามารถทำเสร็จได้ทันภายในเวลาที่กำหนดในขณะที่บางคนมีงานน้อยทำให้มีเวลาว่างมาก
4. เครื่องมือเครื่องใช้ในการปฏิบัติงานไม่เพียงพอทำให้การปฏิบัติงานล่าช้าไม่มีประสิทธิภาพและเกิดการแย่งชิงกัน
5. การจัดบุคคลไม่เหมาะสมกับงาน ให้บุคลากรทำงานที่ไม่มีประสบการณ์ไม่มีความรู้ไม่มีความเข้าใจ ทำงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพล่าช้าและขาดกำลังใจในการทำงาน
6. มีความซ้ำซ้อนกันในการบังคับบัญชาทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความสับสนในการ ปฏิบัติตามคำสั่งเนื่องจากมีผู้บังคับบัญชามากกว่า 1 คน
7. มีปริมาณผลผลิตน้อยเนื่องจากบุคลากรปฏิบัติงานไม่ถูกต้องเพราะไม่มีมาตรฐานในการทำงานที่แน่นอนจึงมีการปฏิบัติงานที่สูญเปล่าทำให้ได้ผลผลิตน้อย
8. เกิดอุปสรรคและความขัดแย้งในการประสานงาน เนื่องจากการกำหนดโครงสร้างสำนักงานที่ไม่เหมาะสม ทำให้เกิดความผิดพลาดในการประสานงาน
9. การปฏิบัติงานไม่บรรลุตามวัตถุประสงค์ อาจมีสาเหตุมาจากการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ไม่ชัดเจน การมุ่งเป้าหมายส่วนตนเพียงอย่างเดียว การขาดทรัพยากรในการปฏิบัติงานและอื่นๆ
แนวทางในการแก้ไขปัญหาสำนักงาน
1. ปรับปรุงการทำงานของบุคลากร เมื่อพบปัญหาในการปฏิบัติงาน การพยายามแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น โดยการปรับปรุงการทำงานของบุคลากรเพราะปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นอาจเกิดจากความผิดพลาดในการปฏิบัติงานของบุคลากร วิธีการปรับปรุงงานให้ง่าย ที่นิยมใช้กันคือการใช้หลัก pdca
1. P l a n- วางแผน คือการวางแผนงานทุกอย่างก่อนเริ่มปฏิบัติการ เพื่อให้การปฏิบัติงานถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ
2. D o- ปฏิบัติ คือการปฏิบัติงานตามแผนงานที่ได้วางไว้ การปฏิบัติงานทันทีไม่ปล่อยทิ้งไว้เป็นดินพอกหางหมู
3. C h e c K- ตรวจสอบ คือการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานทั้งในระหว่างปฏิบัติเพื่อการควบคุมการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแผน และการตรวจสอบหลังสิ้นสุดการปฏิบัติงานเพื่อตรวจสอบว่าในการปฏิบัติงานนั้นมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด มีข้อบกพร่องอย่างไร
4. A c t i o n- ปรับปรุงการทำงาน คือนำผลที่ได้จากการตรวจสอบมาหาวิธีการในการปรับปรุงการปฏิบัติงาน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
2. จัดการฝึกอบรมให้แก่บุคลากร ปัญหาของการปฏิบัติงานส่วนหนึ่งอาจมีสาเหตุมาจากการปฏิบัติงานไม่ถูกต้อง ขาดทักษะ ความรู้ ความเข้าใจ จึงสามารถแก้ไขได้โดยการจัดการฝึกอบรมให้แก่บุคลากร โดยการพิจารณาถึงเรื่องที่เกิดความผิดพลาดบ่อยครั้ง จึงสมควรจัดการฝึกอบรมเพื่อเพิ่มพูนความรู้ความเข้าใจให้แก่บุคลากร
3. การจัดหาทรัพยากรให้เพียงพอ ในกรณีที่ขาดแคลนทรัพยากรในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นบุคลากรเครื่องมือเครื่องใช้ วัสดุ อุปกรณ์ต่าง ๆ ต้องพิจารณาถึงปริมาณที่เหมาะสมและจัดหาทรัพยากรมาให้เพียงพอต่อการใช้งาน แต่บางครั้งปัญหาของการขาดแคลนทรัพยากรอาจจะมาจากระบบการจัดการทรัพยากรที่ไม่เหมาะสม แม้จะสรรหาทรัพยากรมามากพอแต่ก็ไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ จึงจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาที่ระบบการจัดการ
4. การสับเปลี่ยนหมุนเวียนหน้าที่ เพื่อจัดบุคลากรให้ได้ทำงานที่เหมาะสมกับความรู้ ความสามารถ ความถนัด ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ โดยจะต้องพิจารณาถึงคุณสมบัติของบุคลากรแต่ละคน และอาหารที่มีเพื่อการจัดสรรงานให้เหมาะสม
5. ระบบการทำงาน หากแก้ไขปัญหาด้วยวิธีต่างๆข้างต้นแล้วไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้สาเหตุของปัญหาอาจจะเกิดความคลาดเคลื่อนในการปฏิบัติตามขั้นตอนของระบบ
6. การปรับปรุงระบบสำนักงาน เป็นวิธีการสุดท้ายในการแก้ไขปัญหาเมื่อไม่สามารถแก้ไขปัญหาโดยวิธีการอื่นได้ และปัญหาที่เกิดขึ้นมีสาเหตุมาจากระบบสำนักงานมีความบกพร่อง ไม่มีประสิทธิภาพจึงต้องการปรับปรุงระบบใหม่ทั้งหมดโดยที่เรียกว่าวิธีนี้ว่า การรื้อระบบ
ความหมายของการปรับปรุงระบบสำนักงาน
การการปรับปรุงหมายถึง การแก้ไขให้ดียิ่งขึ้น
การปรับปรุงระบบสำนักงาน หมายถึง การแก้ไขระบบสำนักงานให้ดียิ่งขึ้นโดยการพิจารณาถึงปัญหาต่างๆ ภายในสำนักงาน และแก้ไขข้อบกพร่องให้ดียิ่งขึ้น สำหรับคำว่า ปรับปรุงระบบสำนักงานนั้นเป็นการแก้ไขข้อบกพร่องหรือปัญหาเฉพาะส่วน แต่ไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ เนื่องจากปัญหาที่เกิดขึ้นจากและความบกพร่อง ทั้งระบบ ก็จำเป็นต้องมีการปรับรื้อระบบสำนักงานใหม่ ซึ่งเป็นการเปลี่ยนระบบภายในสำนักงานใหม่ทั้งหมดเรียกว่า การรื้อระบบ
การปรับปรุงระบบสำนักงาน
การปรับปรุงระบบสำนักงานเป็นวิธีการแก้ไขปัญหาสำนักงานที่เกิดจากความบกพร่องของระบบโดยการแก้ไขระบบสำนักงานในส่วนที่พบปัญหาหรือส่วนที่บกพร่องทำให้เกิดปัญหา เพื่อปรับปรุงให้ระบบมีคุณภาพมากขึ้น
การวิเคราะห์ระบบ System nalysis
คือการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบสำนักงานนำมาพิจารณาเพื่อหาสาเหตุของปัญหา ความบกพร่องหรือข้อเสียต่างๆ
วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์ระบบ
1. ช่วยให้เข้าใจวิธีการทำงาน โครงสร้างองค์กร และระบบการทำงานต่างๆ เพื่อหาแนวทางปรับปรุงแก้ไขให้การปฏิบัติงานต่างๆให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติงานของบุคลากรว่าเป็นไปตามมาตรฐาน และปฏิบัติตามระบบของสำนักงานหรือไม่
3. เพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรอย่างประหยัด
4. เพื่อการพัฒนาระบบสำนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ปัญหาในการปฏิบัติงาน สำนักงาน อันมีสาเหตุมาจากระบบสำนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพก่อให้เกิดปัญหาที่บุคลากรสํานักงานไม่สามารถแก้ไขได้เอง แก้ไขได้เองก็เป็นปัญหาซ้ำซ้อนที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าจนทำให้การปฏิบัติงานเกิดความล่าช้าและเกิดความล้มเหลว สำหรับปัญหาในการปฏิบัติงานได้แก่
1. เกิดความซ้ำซ้อนกันในการทำงาน ทำให้มีบุคลากรมากกว่า 1 คนทำงานเดียวกัน ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนและอาจเกิดความขัดแย้งกันในการปฏิบัติงาน ปัญหานี้มีสาเหตุมาจากการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบให้แก่บุคลากรไม่ชัดเจน และซ้ำซ้อน
2. การปฏิบัติการล่าช้าเนื่องจากมีระบบขั้นตอนในการปฏิบัติงานที่ยุ่งยากและมากเกินไปจนทำให้ต้องเสียเวลาขั้นตอนบางอย่างอาจเกิดความจำเป็นและสูญเปล่า
3. การแบ่งงานที่ไม่เท่าเทียมกันทำให้มีบุคลากรที่มีงานมากเกินไปจนไม่สามารถทำเสร็จได้ทันภายในเวลาที่กำหนดในขณะที่บางคนมีงานน้อยทำให้มีเวลาว่างมาก
4. เครื่องมือเครื่องใช้ในการปฏิบัติงานไม่เพียงพอทำให้การปฏิบัติงานล่าช้าไม่มีประสิทธิภาพและเกิดการแย่งชิงกัน
5. การจัดบุคคลไม่เหมาะสมกับงาน ให้บุคลากรทำงานที่ไม่มีประสบการณ์ไม่มีความรู้ไม่มีความเข้าใจ ทำงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพล่าช้าและขาดกำลังใจในการทำงาน
6. มีความซ้ำซ้อนกันในการบังคับบัญชาทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความสับสนในการ ปฏิบัติตามคำสั่งเนื่องจากมีผู้บังคับบัญชามากกว่า 1 คน
7. มีปริมาณผลผลิตน้อยเนื่องจากบุคลากรปฏิบัติงานไม่ถูกต้องเพราะไม่มีมาตรฐานในการทำงานที่แน่นอนจึงมีการปฏิบัติงานที่สูญเปล่าทำให้ได้ผลผลิตน้อย
8. เกิดอุปสรรคและความขัดแย้งในการประสานงาน เนื่องจากการกำหนดโครงสร้างสำนักงานที่ไม่เหมาะสม ทำให้เกิดความผิดพลาดในการประสานงาน
9. การปฏิบัติงานไม่บรรลุตามวัตถุประสงค์ อาจมีสาเหตุมาจากการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ไม่ชัดเจน การมุ่งเป้าหมายส่วนตนเพียงอย่างเดียว การขาดทรัพยากรในการปฏิบัติงานและอื่นๆ
แนวทางในการแก้ไขปัญหาสำนักงาน
1. ปรับปรุงการทำงานของบุคลากร เมื่อพบปัญหาในการปฏิบัติงาน การพยายามแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น โดยการปรับปรุงการทำงานของบุคลากรเพราะปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นอาจเกิดจากความผิดพลาดในการปฏิบัติงานของบุคลากร วิธีการปรับปรุงงานให้ง่าย ที่นิยมใช้กันคือการใช้หลัก pdca
1. P l a n- วางแผน คือการวางแผนงานทุกอย่างก่อนเริ่มปฏิบัติการ เพื่อให้การปฏิบัติงานถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ
2. D o- ปฏิบัติ คือการปฏิบัติงานตามแผนงานที่ได้วางไว้ การปฏิบัติงานทันทีไม่ปล่อยทิ้งไว้เป็นดินพอกหางหมู
3. C h e c K- ตรวจสอบ คือการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานทั้งในระหว่างปฏิบัติเพื่อการควบคุมการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแผน และการตรวจสอบหลังสิ้นสุดการปฏิบัติงานเพื่อตรวจสอบว่าในการปฏิบัติงานนั้นมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด มีข้อบกพร่องอย่างไร
4. A c t i o n- ปรับปรุงการทำงาน คือนำผลที่ได้จากการตรวจสอบมาหาวิธีการในการปรับปรุงการปฏิบัติงาน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
2. จัดการฝึกอบรมให้แก่บุคลากร ปัญหาของการปฏิบัติงานส่วนหนึ่งอาจมีสาเหตุมาจากการปฏิบัติงานไม่ถูกต้อง ขาดทักษะ ความรู้ ความเข้าใจ จึงสามารถแก้ไขได้โดยการจัดการฝึกอบรมให้แก่บุคลากร โดยการพิจารณาถึงเรื่องที่เกิดความผิดพลาดบ่อยครั้ง จึงสมควรจัดการฝึกอบรมเพื่อเพิ่มพูนความรู้ความเข้าใจให้แก่บุคลากร
3. การจัดหาทรัพยากรให้เพียงพอ ในกรณีที่ขาดแคลนทรัพยากรในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นบุคลากรเครื่องมือเครื่องใช้ วัสดุ อุปกรณ์ต่าง ๆ ต้องพิจารณาถึงปริมาณที่เหมาะสมและจัดหาทรัพยากรมาให้เพียงพอต่อการใช้งาน แต่บางครั้งปัญหาของการขาดแคลนทรัพยากรอาจจะมาจากระบบการจัดการทรัพยากรที่ไม่เหมาะสม แม้จะสรรหาทรัพยากรมามากพอแต่ก็ไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ จึงจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาที่ระบบการจัดการ
4. การสับเปลี่ยนหมุนเวียนหน้าที่ เพื่อจัดบุคลากรให้ได้ทำงานที่เหมาะสมกับความรู้ ความสามารถ ความถนัด ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ โดยจะต้องพิจารณาถึงคุณสมบัติของบุคลากรแต่ละคน และอาหารที่มีเพื่อการจัดสรรงานให้เหมาะสม
5. ระบบการทำงาน หากแก้ไขปัญหาด้วยวิธีต่างๆข้างต้นแล้วไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้สาเหตุของปัญหาอาจจะเกิดความคลาดเคลื่อนในการปฏิบัติตามขั้นตอนของระบบ
6. การปรับปรุงระบบสำนักงาน เป็นวิธีการสุดท้ายในการแก้ไขปัญหาเมื่อไม่สามารถแก้ไขปัญหาโดยวิธีการอื่นได้ และปัญหาที่เกิดขึ้นมีสาเหตุมาจากระบบสำนักงานมีความบกพร่อง ไม่มีประสิทธิภาพจึงต้องการปรับปรุงระบบใหม่ทั้งหมดโดยที่เรียกว่าวิธีนี้ว่า การรื้อระบบ
ความหมายของการปรับปรุงระบบสำนักงาน
การการปรับปรุงหมายถึง การแก้ไขให้ดียิ่งขึ้น
การปรับปรุงระบบสำนักงาน หมายถึง การแก้ไขระบบสำนักงานให้ดียิ่งขึ้นโดยการพิจารณาถึงปัญหาต่างๆ ภายในสำนักงาน และแก้ไขข้อบกพร่องให้ดียิ่งขึ้น สำหรับคำว่า ปรับปรุงระบบสำนักงานนั้นเป็นการแก้ไขข้อบกพร่องหรือปัญหาเฉพาะส่วน แต่ไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ เนื่องจากปัญหาที่เกิดขึ้นจากและความบกพร่อง ทั้งระบบ ก็จำเป็นต้องมีการปรับรื้อระบบสำนักงานใหม่ ซึ่งเป็นการเปลี่ยนระบบภายในสำนักงานใหม่ทั้งหมดเรียกว่า การรื้อระบบ
การปรับปรุงระบบสำนักงาน
การปรับปรุงระบบสำนักงานเป็นวิธีการแก้ไขปัญหาสำนักงานที่เกิดจากความบกพร่องของระบบโดยการแก้ไขระบบสำนักงานในส่วนที่พบปัญหาหรือส่วนที่บกพร่องทำให้เกิดปัญหา เพื่อปรับปรุงให้ระบบมีคุณภาพมากขึ้น
การวิเคราะห์ระบบ System nalysis
คือการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบสำนักงานนำมาพิจารณาเพื่อหาสาเหตุของปัญหา ความบกพร่องหรือข้อเสียต่างๆ
วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์ระบบ
1. ช่วยให้เข้าใจวิธีการทำงาน โครงสร้างองค์กร และระบบการทำงานต่างๆ เพื่อหาแนวทางปรับปรุงแก้ไขให้การปฏิบัติงานต่างๆให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติงานของบุคลากรว่าเป็นไปตามมาตรฐาน และปฏิบัติตามระบบของสำนักงานหรือไม่
3. เพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรอย่างประหยัด
4. เพื่อการพัฒนาระบบสำนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น