บทที่ 8 การบริหารงานเอกสาร

บทที่ 8

ความหมายและความสำคัญของเอกสารและการบริหารเอกสาร
ความหมายของเอกสารตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ. ศ. 2542 หมายถึงหนังสือที่เป็นหลักฐาน กระดาษหรือวัตถุอื่นใด ซึ่งทำให้ปรากฏความหมายด้วยอักษร ตัวเลข ผัง หรือแผนแบบอย่างอื่น จะเป็นด้วยวิธีพิมพ์ถ่ายภาพหรือวิธีอื่นอันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น

เอกสาร หมายถึงกระดาษหนังสือหรือวัตถุอื่นๆที่จัดทำขึ้นมาเป็นเอกสารต่างๆสำหรับการดำเนินงานของกิจการซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของแบบฟอร์ม จดหมายหนังสือในรูปแบบอื่นๆ
การบริหารงานเอกสาร หมายถึง การดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสารภายในสำนักงานเพื่อการผลิตการใช้งานการจัดเก็บและการทำลายเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นกระบวนการจนสิ้นสุดกระบวนการใช้งานเอกสาร

การจัดเก็บเอกสารหมายถึงกระบวนการในการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อยโดยการรวบรวมเอกสารต่างๆมาเก็บไว้ด้วยการและการจัดเก็บเป็นหมวดหมู่เพื่อความสะดวกและการค้นหาและการนำไปใช้ในครั้งต่อไป


วงจรชีวิตของเอกสาร
 1 การผลิต
 2 การใช้ประโยชน์
 3 การจัดเก็บ
4 การเรียกใช้หรือการสืบค้น
5 การกำหนดสภาพ

กระบวนการบริหารงานเอกสาร
 1 การวางแผน
2 การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร
3 การออกแบบระบบการจัดการเอกสาร
4 การเก็บรักษา
5 ควบคุมเอกสาร
6 การทำลายเอกสาร

 ประเภทเอกสาร

1 เอกสารภายนอก
2 ส่งเอกสารภายใน
3 เอกสารสำหรับติดต่อภายในสำนักงาน

การทำลายเอกสาร

1 เอกสารที่เก็บรักษาไว้นั้นเป็นเอกสารอะไรบ้างต้องเก็บนานเท่าไหร่เอกสารใดบ้างที่สามารถทำลายทิ้งได้
2 มีวิธีการจัดทำไรกับเอกสารที่สามารถทำลายได้อย่างไร
3 มีมาตรการและขั้นตอนในการทำลายเอกสารอย่างไร